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REUNIÕES EFICAZES

O número de assuntos diferentes que lidamos diariamente aumenta. Não importa nossa área de atuação, mas a tecnologia e a velocidade das informações exigem que lidemos com uma variedade de temas muito grande.

O dia passa mais depressa e somos obrigados a fazer mais com menos.
A TECS tem por base o conceito Integral, isto é, procura manter em todo desenvolvimento de suas atividades um olhar constante sobre os aspectos mentais, físicos, emocionais e espirituais dos indivíduos e das suas inter-relações.

As reuniões normalmente nos tomam boa parte do tempo e são cada vez mais frequentes. Você já se deu conta de quantas reuniões participa por dia? Será que todas elas são bem planejadas? Normalmente não, pelos seguintes motivos: o objetivo não foi corretamente definido, ou os participantes necessários não foram convocados ou o tempo foi mal estimado e/ou mal utilizado, ou o conteúdo não foi analisado, ou o pior: tudo isto aconteceu. Para garantir o sucesso de sua reunião, uma importante ferramenta é a “reunião eficaz”. O tempo que você irá investir nisto, será altamente recompensado com os resultados da reunião.

Uma boa reunião conta com 4 elementos básicos: Objetivo, Público, Tempo e Conteúdo É claro que depois destes vem atitudes como disciplina e determinação para que se atinja o objetivo definido.

Como utilizar a ferramenta? Simples, basta responder as perguntas de cada um dos elementos básicos e planejar sua reunião.

Vamos entender cada um deles:
OBJETIVO: O que quero com essa reunião? Passar uma informação? Realizar uma discussão? Tomar uma decisão?

PÚBLICO: Qual é o público necessário? E quando se diz necessário é porque muitas vezes convidamos algumas pessoas só para agradá-las, mas tenha certeza que ao ter pessoas que nada contribuirão para sua reunião você só estará tirando a sua eficácia. Verifique quem vai efetivamente contribuir antes do convite e certifique-se que todas as pessoas necessárias estejam presentes.

TEMPO: Calcule ou, pelo menos, estipule o tempo para cada assunto. Se for um só assunto em que todos deverão opinar, estipule o tempo que cada um irá falar. Defina na reunião um “Controlador de Tempo” alguém que vai auxiliá-lo com o relógio, informando o final do tempo de cada assunto ou pessoa.

CONTEÚDO: O que precisa ser dito? O que precisa ser perguntado? O que precisa ser definido? Estabeleça algumas perguntas num roteiro particular o que o ajudará a conduzir a reunião de forma mais tranquila e eficaz. Cuidado apenas com temas muito polêmicos. Se tiver um deles a ser discutido, faça reuniões menores, com menos pessoas, para garantir o consenso entre os colaboradores de sua empresa. Todos esses elementos precisam não só estar em mente, como escrito num papel (a famosa pauta), mas também deve ser dito no início da reunião. Ou seja, comece a reunião dizendo o objetivo, os temas e o tempo para cada tema ou pessoa. Determine o seu “controlador do tempo” e mãos à obra.

Se julgar importante convide alguém a fazer as anotações de tudo o que for dito ou decidido. Dessa forma ao final da reunião você terá praticamente pronta a ‘’ata” da reunião.

Ah... só pra terminar... Cuidado com reuniões que ao final você só conseguiu marcar outra reunião para continuar o assunto. Será que ela foi eficaz?